Von Turbomed zu tomedo® wechseln: Datenübernahme, Zeitplan, erster Tag Echtbetrieb
Der Wechsel der Praxissoftware ist kein Software-Kauf, sondern ein Umzug. Die entscheidenden Fragen lauten deshalb nicht „welches System ist besser", sondern: Was passiert mit unseren Daten? Wann genau schalten wir um? Und wer ist da, wenn am Montagmorgen das erste Wartezimmer voll ist? Diese Seite beantwortet den Weg von Turbomed zu tomedo® genau so — als Projekt mit Reihenfolge, Testlauf und Begleitung vor Ort. Wir sind seit 2014 ausschließlich auf tomedo spezialisiert, seit 2019 tomedo-Premium-Partner und haben über 450 Einrichtungen bundesweit begleitet.
Warum Praxen aus Turbomed heraus wechseln
Turbomed ist in vielen Haus- und Facharztpraxen über Jahre gewachsen — mit eigenen Formularen, eingespielten Abläufen und einem Team, das das System blind bedient. Praxen, die uns wegen eines Wechsels ansprechen, tun das selten aus Unzufriedenheit mit einer einzelnen Funktion. Die Auslöser sind fast immer struktureller Natur.
Der häufigste Anlass ist die Infrastruktur dahinter. Ein gewachsenes Windows-Netzwerk mit Terminalserver, lokalen Arbeitsplätzen und einer über Jahre erweiterten Gerätelandschaft bindet Aufmerksamkeit — und zwar meistens dann, wenn gerade keine Zeit dafür ist. Der zweite Anlass ist ein Generationswechsel oder eine Erweiterung: Neue Standorte, neue Kolleginnen und Kollegen, neue Fachrichtungen im Verbund — und plötzlich passt die bestehende Struktur nicht mehr zur Praxis, die daraus geworden ist. Der dritte Anlass ist schlicht eine Entscheidung für Apple: Wer im Alltag ohnehin mit iPhone und iPad arbeitet, will die Praxis nicht länger in zwei Welten betreiben.
Was diese drei Anlässe gemeinsam haben: Sie sind keine Frage von Funktionslisten. Sie sind eine Frage der Umsetzung. Und genau da entscheidet sich, ob ein Wechsel als bester Schritt seit Jahren erinnert wird — oder als das Quartal, über das niemand mehr sprechen möchte.
Was aus Turbomed mitkommt — und was ehrlicherweise anders ankommt
Der Datenumzug zwischen Praxisverwaltungssystemen läuft über die xDT-Standards der KBV, in erster Linie über den Behandlungsdatentransfer (BDT). Das Altsystem exportiert, tomedo® importiert. So weit die Theorie. In der Praxis entscheidet nicht das Format über das Ergebnis, sondern die Frage, wie sauber und wie individuell in den vergangenen Jahren dokumentiert wurde.
Was verlässlich übernommen wird
Patientenstammdaten, Versichertendaten, Diagnosen mit ICD-Codierung, Karteieinträge als strukturierter Verlauf, Leistungsziffern, Medikationen und Dauerdiagnosen. Das ist der Kern der Akte — und der zieht vollständig mit um.
Was gesondert behandelt wird
Externe Dokumente, Arztbriefe, Befund-PDFs und Bilddaten laufen nicht über den BDT-Kanal, sondern über eigene Wege — Dokumentenarchiv, DICOM- und PACS-Anbindung. Das ist Normalität, kein Sonderfall, muss aber geplant werden.
Was neu gedacht wird
Eigene Formulare, Textbausteine, Makros und Kalenderlogiken lassen sich technisch nicht eins zu eins überführen. Wir bauen sie in tomedo® neu auf — und in aller Regel schlanker, weil dabei jeder Baustein noch einmal auf den Prüfstand kommt.
Deshalb steht am Anfang jedes Wechsels bei uns die Testkonvertierung — nicht die Installation.
Bei der Testkonvertierung ziehen wir einen Export Ihrer Daten und spielen ihn in eine Testumgebung ein, lange bevor ein Umstellungstermin feststeht. Sie sehen dann an Ihren eigenen Patientenakten, wie der Verlauf ankommt, wo Felder anders benannt sind und welche Dokumentation nachbearbeitet werden muss. Diese eine Sitzung nimmt dem gesamten Projekt die Unsicherheit — und sie ist der Grund, warum bei unseren Projekten am Umstellungstag keine Überraschungen mehr auftauchen.
Ihr bisheriges System bleibt darüber hinaus lesend verfügbar. Für Nachweise, für die Abrechnungshistorie und für die gesetzliche Aufbewahrungspflicht ist das ohnehin erforderlich — und es nimmt dem Team die Sorge, etwas könnte unwiederbringlich verloren gehen.
Der Wechsel als Projekt: die Reihenfolge, die sich bewährt hat
Ein Systemwechsel scheitert selten an der Technik. Er scheitert an der Reihenfolge — daran, dass installiert wird, bevor entschieden wurde, wie die Praxis künftig arbeiten will. Unser Ablauf dreht das um:
- Bestandsaufnahme. Arbeitsplätze, Geräte, Schnittstellen, Labor, Telematikinfrastruktur, Dokumentenlage — und die Frage, welche Abläufe bleiben sollen und welche jetzt endlich anders werden dürfen.
- Testkonvertierung. Ihre echten Daten in einer Testumgebung, gemeinsam angeschaut. Ergebnis: eine Liste dessen, was vor der Umstellung noch bereinigt wird.
- Konzeptphase. Kalenderstrukturen, Terminlogiken, Rollen und Berechtigungen, Arztbriefprozesse, Automatisierungen. Das ist die Phase, in der der spätere Alltag entsteht — bei uns heißt sie Sprint Session.
- Aufbau und Schulung. Hardware, Netzwerk, tomedo®-Installation, Geräteanbindung. Parallel dazu Schulungen — rollenbasiert, damit die Anmeldung nicht dasselbe lernt wie die Abrechnung.
- Umstellung. Finaler Datenimport an einem geschlossenen Tag oder über ein Wochenende, sinnvollerweise zum Quartalsbeginn.
- Erster Tag Echtbetrieb. Wir sind vor Ort. Nicht per Hotline — in der Praxis, an den Arbeitsplätzen, neben dem Team.
Wie diese Struktur entstanden ist und warum wir sie seit 2019 in jedem Projekt anwenden, steht ausführlich in unserem Umstellungskonzept. Die Vorbereitungsphase beschreiben wir im Detail unter Vorbereitung und Sprint Sessions.
Ein Systemwechsel ist zu 30 Prozent Technik und zu 70 Prozent Vorbereitung. Wer die Reihenfolge einhält, braucht keinen Notfallplan.
system-helden · tomedo®-Premium-Partner seit 2019Wechseln, ohne die Praxis zu schließen
Die Sorge vor dem Ausfalltag ist der Hauptgrund, warum Praxen einen überfälligen Wechsel jahrelang vor sich herschieben. Sie ist berechtigt — und sie ist lösbar, wenn drei Dinge stimmen.
Erstens der Zeitpunkt. Der finale Datenimport gehört auf einen Tag ohne Sprechstunde: ein Wochenende, ein Brückentag, die geschlossene Praxis zwischen den Jahren. Zum Quartalswechsel ist das besonders sauber, weil die Abrechnung des Vorquartals im Altsystem abgeschlossen bleibt und das neue Quartal vollständig in tomedo® läuft.
Zweitens die Vorbereitung. Am Umstellungstag wird nicht mehr konfiguriert. Kalender, Rollen, Formulare, Textbausteine und Geräteanbindungen stehen zu diesem Zeitpunkt seit Wochen. Was am Tag selbst passiert, ist ausschließlich der Datenimport und die Endkontrolle.
Drittens die Begleitung. Am ersten Sprechstundentag sind unsere Spezialisten bei Ihnen in der Praxis — an der Anmeldung, im Sprechzimmer, in der Abrechnung. Die ersten Tage laufen bewusst mit etwas gedehntem Terminraster. Nicht weil das System langsam wäre, sondern weil ein Team, das zum ersten Mal produktiv mit einer neuen Oberfläche arbeitet, den Puffer verdient. Ab Woche zwei ist dieser Puffer erfahrungsgemäß nicht mehr nötig.
Was passiert, wenn diese drei Punkte nicht eingehalten werden, haben wir separat aufgeschrieben: Woran tomedo®-Implementierungen scheitern. Und was ein echter Praxisausfall kostet, können Sie sich mit dem Praxis-Ausfallrechner in Ihren eigenen Zahlen ansehen.
Was der Wechsel kostet — und woraus sich der Betrag zusammensetzt
Ein Wechsel besteht aus drei Kostenblöcken, die gern vermischt werden: der Software (tomedo®-Lizenzen, laufend), der Hardware (Macs, Netzwerk, Peripherie, einmalig) und der Implementierung (Konzept, Datenübernahme, Schulung, Go-live-Begleitung, einmalig). Nur der erste Block ist ein Listenpreis. Die beiden anderen hängen an Ihrer Praxis — an der Zahl der Arbeitsplätze, an der Gerätelandschaft und daran, wie viel Struktur vorhanden ist.
Deshalb nennen wir keine Pauschalen, bevor wir Ihre Situation kennen. Was wir stattdessen anbieten: Sie rechnen selbst.
Häufige Fragen zum Wechsel von Turbomed zu tomedo®
Gehen beim Wechsel von Turbomed zu tomedo® Patientendaten verloren?
Nein. Der Kern der Patientenakte — Stammdaten, Diagnosen, Karteiverlauf, Leistungen, Medikationen — wird über den BDT-Standard übernommen. Dokumente und Bilddaten laufen über eigene Wege und werden im Projekt getrennt geplant. Wie Ihre konkreten Daten ankommen, sehen Sie vor der Umstellung in der Testkonvertierung an Ihren eigenen Akten. Zusätzlich bleibt Ihr bisheriges System lesend verfügbar — schon wegen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Muss die Praxis für den Wechsel schließen?
Nein. Der finale Datenimport findet an einem Tag ohne Sprechstunde statt — typischerweise über ein Wochenende oder an einem Brückentag. Am ersten Sprechstundentag danach sind unsere Spezialisten vor Ort in Ihrer Praxis. Wir empfehlen für die ersten zwei bis drei Tage ein etwas gedehntes Terminraster als Puffer; ab der zweiten Woche ist das erfahrungsgemäß nicht mehr nötig.
Wann ist der beste Zeitpunkt für den Wechsel?
Der Quartalsbeginn. Dann bleibt die Abrechnung des Vorquartals sauber im Altsystem abgeschlossen und das neue Quartal läuft vollständig in tomedo®. Rechnen Sie ab Projektstart mit einem Vorlauf von mehreren Wochen für Bestandsaufnahme, Testkonvertierung, Konzeptphase und Schulungen — der Termin selbst ist der kürzeste Teil des Projekts.
Was passiert mit unseren eigenen Formularen und Textbausteinen?
Die lassen sich technisch nicht eins zu eins übertragen, weil jedes System sie anders speichert. Wir bauen sie in tomedo® neu auf — gemeinsam mit Ihnen in der Konzeptphase. In der Regel entsteht dabei eine deutlich schlankere Sammlung, weil über die Jahre gewachsene Dubletten auffallen und Abläufe zusammengefasst werden können.
Können unsere bestehenden Geräte und Labore weiterverwendet werden?
In den meisten Fällen ja. Geräteanbindungen laufen über GDT, Laborübermittlung über LDT, Bildgebung über DICOM und PACS. Welche Geräte in welcher Form angebunden werden, klären wir in der Bestandsaufnahme — das gehört zu den ersten Punkten im Projekt, weil davon Hardware und Zeitplan abhängen.
Betreuen Sie uns auch nach dem Go-live weiter?
Ja, und das ist ausdrücklich Teil unseres Modells. Nach dem Go-live folgt eine Optimierungsphase, in der Abläufe nachjustiert werden, die sich im Echtbetrieb anders anfühlen als im Konzept. Danach übernehmen wir die laufende Betreuung — bundesweit, mit Standorten in Bonn und Berlin und 60 Experten im Einsatz.
Sie denken über den Wechsel nach?
Dann fangen wir da an, wo es am meisten bringt: bei Ihren Daten. Im Erstgespräch klären wir Ausgangslage, Gerätelandschaft und Zeitfenster — und ob eine Testkonvertierung der sinnvolle nächste Schritt ist. Kostenfrei und unverbindlich.
tomedo®-Premium-Partner (höchste Kompetenzstufe) · über 450 Einrichtungen · bundesweit