Warum Tomedo-Projekte scheitern – obwohl die Technik funktioniert

Wenn eine Praxis nach der Einführung einer neuen Praxisverwaltungssoftware unzufrieden ist, wird häufig zunächst die Technik verantwortlich gemacht.

„Der Server ist zu langsam." „Tomedo ist kompliziert." „Die neue Software funktioniert nicht richtig." „Mit der alten Software war alles einfacher."

Aus unserer Erfahrung liegt die Ursache jedoch nur selten in der Technik.

In den vergangenen Jahren haben wir zahlreiche Tomedo-Installationen übernommen, die ursprünglich von anderen Dienstleistern begleitet wurden. Dabei stellen wir immer wieder fest, dass die Server stabil laufen, die Netzwerke sauber aufgebaut sind und Tomedo technisch einwandfrei funktioniert. Trotzdem erleben die Praxen ihren Alltag als anstrengender als vor der Umstellung.

Eine Praxisverwaltungssoftware verändert den gesamten Arbeitsalltag einer Praxis. Sie greift in Terminplanung, Patientenaufnahme, Dokumentation, Arztbriefschreibung, Abrechnung und Kommunikation ein. Werden diese Prozesse nicht sorgfältig vorbereitet und gemeinsam entwickelt, entstehen Probleme, die häufig fälschlicherweise der Software zugeschrieben werden.

Dabei liegt die eigentliche Ursache meist an einer unzureichenden tomedo Implementierung.

Viele Praxen gehen davon aus, dass sie nach der Installation einfach mit der neuen Software arbeiten können. Grundsätzlich ist das möglich.

Die eigentliche Stärke von Tomedo liegt jedoch darin, dass sich die Software nahezu vollständig an die individuellen Arbeitsabläufe einer Praxis anpassen lässt. Genau hier beginnt der entscheidende Unterschied.

Eine vollständige Implementierung beantwortet dabei die Fragen, die eine Standardinstallation offenlässt:

• Wie werden Termine vergeben?
• Welche Räume stehen zur Verfügung?
• Welche Ärzte arbeiten gleichzeitig?
• Welche Untersuchungen benötigen welche Geräte?
• Wann sollen Aufgaben automatisch entstehen?
• Welche Informationen sollen automatisch übernommen werden?
• Wie entstehen Arztbriefe?
• Welche Abrechnungsschritte laufen im Hintergrund?
• Welche Mitarbeiter benötigen welche Informationen?

Diese Fragen entscheiden später über die Effizienz Ihrer Praxis.

Werden sie nicht beantwortet, entsteht zwar eine funktionierende Software – aber keine funktionierende Organisation.

Viele Schwierigkeiten entstehen nicht während der Einführung. Sie entstehen bereits Wochen vorher. Oder genauer gesagt: Sie entstehen dadurch, dass diese Wochen gar nicht genutzt werden.

In vielen Projekten beginnt die eigentliche Planung erst dann, wenn die Techniker bereits vor Ort sind. Plötzlich müssen Entscheidungen getroffen werden: Kalender werden aufgebaut, Terminarten definiert, Arztbriefe erstellt, Automatisierungen besprochen, Drucker eingerichtet, medizinische Geräte angebunden.

Natürlich lässt sich all das grundsätzlich innerhalb weniger Tage erledigen. Die Frage ist jedoch: Entsteht dabei wirklich die beste Lösung?

Unsere Erfahrung sagt eindeutig: Nein.

Unter Zeitdruck werden Entscheidungen getroffen, die später häufig wieder geändert werden müssen. Nicht weil sie falsch waren. Sondern weil schlicht keine Zeit vorhanden war, gemeinsam über Alternativen nachzudenken.

Einer der häufigsten Sätze, den wir nach übernommenen Projekten hören, lautet:

„Eigentlich funktioniert alles – aber irgendwie ist jeder Tag anstrengend."

Genau dieser Satz beschreibt das Problem sehr treffend.

Die Praxis kann Patienten aufnehmen, Rezepte drucken, Arztbriefe schreiben, Termine vergeben. Technisch funktioniert die Software.

Im Alltag entstehen jedoch viele kleine Reibungsverluste. Mitarbeiter klicken sich durch unnötig viele Menüs. Informationen müssen mehrfach eingegeben werden. Patienten werden unterschiedlich aufgenommen. Arztbriefe müssen ständig nachbearbeitet werden. Kalender passen nicht zu den tatsächlichen Abläufen. Automatisierungen fehlen.

Jeder einzelne dieser Punkte kostet vielleicht nur wenige Sekunden. Über Wochen und Monate summiert sich daraus jedoch ein erheblicher Mehraufwand. Nicht einmal. Sondern bei jedem einzelnen Patienten.

Aus genau diesem Grund haben wir unsere Arbeitsweise in den vergangenen Jahren vollständig verändert.

Früher haben wir Projekte ähnlich durchgeführt wie viele andere Dienstleister. Die eigentliche Arbeit fand überwiegend während der Installationswoche statt. Heute wissen wir: Das war nicht der beste Weg.

Deshalb beginnt unsere Arbeit mittlerweile sechs bis acht Wochen vor der eigentlichen Umstellung. In sogenannten Sprint Sessions beschäftigen wir uns jede Woche mit einem einzelnen Themenbereich. Nicht alles gleichzeitig. Sondern Schritt für Schritt – eine Woche pro Thema:

• Kalender
• Arztbriefe
• Automatisierungen
• Abrechnung
• Aufgaben
• Medizinische Geräte
• Arbeitsabläufe

So entsteht keine Informationsflut. Sondern ein strukturierter Entscheidungsprozess.

Dadurch haben Ärzte und leitende MFA ausreichend Zeit, Ideen im Team zu besprechen, Abläufe zu hinterfragen und gemeinsam die beste Lösung zu entwickeln.

Viele Anbieter messen den Erfolg einer Einführung daran, ob am Montag nach der Umstellung wieder gearbeitet werden kann. Natürlich ist das wichtig. Unser Anspruch geht jedoch deutlich weiter.

Wir möchten, dass Ihre Praxis auch sechs Monate später noch sagt:

„Heute arbeiten wir deutlich strukturierter als vor der Umstellung."

Genau deshalb endet unsere Arbeit nicht mit dem Go-live.

Nach den ersten Wochen entstehen fast immer neue Ideen. Mitarbeiter sammeln Erfahrungen. Ärzte erkennen Optimierungspotenziale. Automatisierungen werden erweitert. Arbeitsabläufe angepasst.

Genau diese Phase gehört für uns zu einer professionellen Implementierung selbstverständlich dazu. Denn erst der Alltag zeigt, welche Möglichkeiten Tomedo tatsächlich bietet.

Tomedo gehört zu den leistungsfähigsten Praxisverwaltungssystemen am Markt. Gleichzeitig bedeutet diese Flexibilität auch, dass viele Funktionen aktiv gestaltet werden müssen.

Wer lediglich die Grundinstallation nutzt, arbeitet häufig mit einem Bruchteil der Möglichkeiten. Nicht weil Tomedo diese Funktionen nicht besitzt. Sondern weil sie nie gemeinsam entwickelt wurden.

Aus unserer Sicht beginnt genau hier der eigentliche Mehrwert einer professionellen tomedo Implementierung. Nicht die Installation der Software. Sondern die konsequente Anpassung an die Arbeitsweise Ihrer Praxis.

Für uns ist eine Praxisumstellung erst dann erfolgreich, wenn Technik und Organisation nahtlos ineinandergreifen.

Wenn Mitarbeiter verstehen, warum Prozesse so aufgebaut wurden. Wenn Arztbriefe automatisch entstehen. Wenn Kalender den tatsächlichen Praxisalltag widerspiegeln. Wenn medizinische Geräte ohne Umwege integriert sind. Wenn Aufgaben automatisiert werden. Wenn die Software nicht zur zusätzlichen Belastung wird, sondern zur spürbaren Entlastung des gesamten Teams.

Genau deshalb betrachten wir eine Tomedo-Einführung nicht als IT-Projekt. Sondern als gemeinsames Organisationsprojekt. Und genau deshalb investieren wir deutlich mehr Zeit in Planung, Projektmanagement und Optimierung.