Das system-helden Umstellungskonzept: Warum unsere tomedo-Einführung Wochen vor der Installation beginnt

Wenn wir heute auf eine tomedo-Umstellung blicken, beginnt das eigentliche Projekt für uns viele Wochen vor der Installation. Das war allerdings nicht immer so.

Diese Seite erzählt, wie es dazu kam.

Als wir 2014 begonnen haben, tomedo-Projekte zu begleiten, haben wir im Grunde genauso gearbeitet, wie es damals im Markt üblich war. Die Vorbereitung war vergleichsweise kurz, der Schwerpunkt lag auf der Installationswoche: Unsere Teams waren mehrere Tage vor Ort, Server wurden aufgebaut, Apple-Arbeitsplätze eingerichtet, tomedo installiert, Mitarbeiter geschult – und anschließend startete die Praxis mit der neuen Software.

Technisch funktionierte das meistens sehr gut. Trotzdem hatten wir nach vielen Projekten das Gefühl, dass etwas nicht stimmte.

Nach den ersten Monaten meldeten sich viele Praxen mit ähnlichen Fragen:

• „Können wir unseren Kalender noch einmal verändern?“
• „Der Arztbrief müsste eigentlich ganz anders aufgebaut sein.“
• „Wir haben festgestellt, dass wir unsere Terminvergabe komplett anders organisieren möchten.“
• „Diese Aufgabe hätten wir gerne automatisiert.“
• „Diesen Ablauf würden wir heute anders lösen.“

Uns wurde klar: Diese Rückmeldungen hatten nichts mit tomedo zu tun – und auch nicht mit der Technik. Sie hatten damit zu tun, dass viele organisatorische Entscheidungen erst während oder sogar nach der Umstellung getroffen wurden. Unter großem Zeitdruck.

2019 haben wir deshalb einen Schritt gemacht, der unsere Arbeitsweise bis heute prägt: Wir haben aufgehört, die Installationswoche als Mittelpunkt des Projekts zu betrachten – und stattdessen die Vorbereitung zum wichtigsten Bestandteil jeder Einführung gemacht. Das war die Geburtsstunde des system-helden Umstellungskonzepts.

Unser Ziel war einfach: nicht mehr möglichst viel Arbeit während der Umstellung erledigen – sondern möglichst viele gute Entscheidungen bereits vorher gemeinsam mit der Praxis treffen.

Aus dieser Überzeugung ist eine einfache Verteilung entstanden, nach der wir bis heute sämtliche tomedo-Projekte durchführen: 60 % Vorbereitung, 30 % Umsetzung vor Ort, 10 % Optimierung nach dem Go-live. Statt nahezu alle Arbeiten in wenige Installationstage zu legen, verteilen wir das Projekt bewusst über mehrere Wochen – mit dem Schwerpunkt auf der Vorbereitung.

60 % Vorbereitung: acht Themenbereiche, Woche für Woche

Der größte Teil eines erfolgreichen Projekts findet bereits vor der eigentlichen Installation statt. Dafür haben wir tomedo in acht große Themenbereiche aufgeteilt – jeder wird gemeinsam mit unseren Medical Consultants geplant, besprochen und individuell für die jeweilige Praxis entwickelt:

• Kalender und Ressourcenplanung
• Arztbriefe und OP-Briefe
• Textbausteine
• Formulare
• Abrechnung
• Arbeitszeitmodelle (Arzeko)
• Benutzerrechte
• Praxisprozesse und Automatisierungen

Jedes dieser Themen erhält ausreichend Zeit. Dadurch entsteht eine Projektlaufzeit von ungefähr acht Wochen, in der Woche für Woche ein neuer Themenblock gemeinsam ausgearbeitet wird. Unsere Medical Consultants zeigen dabei nicht nur, wie tomedo eingerichtet werden kann – sie erklären auch, welche Möglichkeiten tomedo bietet, welche Unterschiede zum bisherigen Praxisverwaltungssystem bestehen und welche Auswirkungen bestimmte Entscheidungen später auf die Arbeitsabläufe haben. So entstehen keine Standardinstallationen, sondern individuelle Praxislösungen.

30 % Umsetzung vor Ort

Erst wenn die fachliche Vorbereitung abgeschlossen ist, beginnt die eigentliche Installation. Vor Ort kümmern wir uns um alle technischen Arbeiten:

• Apple-Arbeitsplätze
• Server- und Netzwerktechnik
• Druckersteuerung
• Laboranbindungen
• Medizingeräte
• Telematikinfrastruktur
• KIM
• Scanner
• Kartenterminals

Da die fachlichen Entscheidungen bereits getroffen wurden, kann sich das Praxisteam während der Umstellung vollständig auf den Start konzentrieren.

10 % Optimierung nach dem Go-live

Früher wurden viele Automatisierungen bereits während der Installation eingerichtet. Heute wissen wir: Erst wenn eine Praxis einige Tage oder Wochen mit tomedo gearbeitet hat, entstehen die wirklich guten Ideen. Deshalb verlagern wir komplexe Automatismen, Aktionsketten und Prozessoptimierungen bewusst in die Nachbetreuung.

Das vermeidet doppelte Arbeit: Viele Arztbriefe, Textbausteine und Abläufe verändern sich nach den ersten praktischen Erfahrungen ohnehin noch einmal. Würden Automatismen bereits vorher eingerichtet, müssten sie anschließend wieder angepasst werden. Unsere Vorgehensweise spart deshalb Zeit, reduziert Projektkosten und sorgt für deutlich stabilere Ergebnisse.

Seitdem beginnt jede tomedo-Einführung für uns lange vor dem Go-live. Gemeinsam mit den Verantwortlichen beschäftigen wir uns Schritt für Schritt mit allen Themen, die später den Praxisalltag bestimmen – nicht alles gleichzeitig, sondern strukturiert. Dafür haben wir unsere Sprint Sessions entwickelt: Jede behandelt einen klar definierten Themenbereich.

• Kalender und Terminorganisation
• Arztbriefe
• Automatisierungen
• Aufgabenmanagement
• Abrechnung
• Ressourcenplanung
• Medizinische Geräte
• Rollen und Berechtigungen

So können Entscheidungen ohne Zeitdruck entstehen: Kalenderstrukturen, Arztbriefprozesse, Terminlogiken, Automatisierungen und Berechtigungskonzepte stehen, bevor der erste Server in der Praxis aufgebaut wird. Wie wir heute im Detail arbeiten, erklären wir auf eigenen Seiten:

Heute wissen wir aus vielen hundert Projekten: Die meisten Probleme entstehen nicht während der Installation. Sie entstehen Wochen vorher – oder genauer gesagt: Sie entstehen, wenn diese Wochen nicht genutzt werden.

Denn genau in der Installationswoche möchten Ärzte und Mitarbeitende verständlicherweise möglichst schnell wieder Patienten behandeln – die Zeit für strategische Überlegungen fehlt. Deshalb verlagern wir diese Themen bewusst in die Vorbereitungsphase. Die Installationswoche wird dadurch planbar, der Go-live deutlich entspannter.

Das system-helden Umstellungskonzept ist kein starres Vorgehen. Nach jedem Projekt fragen wir uns: Was können wir beim nächsten Mal noch besser machen? Welche Herausforderungen sind neu entstanden? Welche tomedo-Funktionen eröffnen neue Möglichkeiten? Welche organisatorischen Lösungen haben sich besonders bewährt? Seit 2019 entwickeln wir unsere Methodik auf dieser Grundlage kontinuierlich weiter.

Dahinter steht ein fester Prozess: Nach jeder einzelnen Einführung analysieren wir gemeinsam im Team, was besonders gut funktioniert hat, wo es unnötige Reibungsverluste gab und welche Fragen mehrfach auftauchten. Diese Lessons Learned fließen direkt in die Vorbereitung des nächsten Projekts ein.

Heute profitiert jedes neue Projekt von den Erfahrungen aus über 450 begleiteten Arztpraxen und medizinischen Einrichtungen, mehr als 5.000 betreuten tomedo-Arbeitsplätzen und rund 1.100 neu implementierten Arbeitsplätzen allein im Jahr 2025.

Als wir unser Umstellungskonzept eingeführt haben, waren mehrwöchige Vorbereitungsphasen mit regelmäßigen Workshops im tomedo-Umfeld noch eher die Ausnahme. Heute beobachten wir, dass strukturierte Projektvorbereitung, Workshops und Sprint-ähnliche Formate bei vielen Implementierungen selbstverständlich geworden sind. Wir freuen uns über diese Entwicklung – denn sie zeigt, dass sich der Fokus im Markt verändert hat: weg von der reinen Installation, hin zu einer sorgfältigen organisatorischen Vorbereitung.

Das system-helden Umstellungskonzept gehörte dabei zu den frühen methodischen Ansätzen, die den Fokus konsequent von der Installation auf die Vorbereitung verlagert haben. Dass immer mehr tomedo-Einführungen heute auf intensive Vorbereitung mit Workshops, strukturierter Projektplanung und klar definierten Meilensteinen setzen, begrüßen wir ausdrücklich – denn diese Entwicklung führt zu besseren Projekten und erfolgreicheren Praxisstarts.

Für uns beginnt eine erfolgreiche tomedo-Einführung nicht mit einem installierten Server. Sie beginnt mit einem gemeinsamen Verständnis dafür, wie eine Praxis künftig arbeiten möchte. Genau deshalb ist das system-helden Umstellungskonzept bis heute das Fundament unserer Projekte – nicht, weil es ein festes Schema vorgibt, sondern weil es Raum schafft, die Software an die Praxis anzupassen.