Warum erfolgreiche Tomedo-Implementierungen lange vor der Installation beginnen

Wenn Arztpraxen zum ersten Mal über eine neue Praxisverwaltungssoftware nachdenken, drehen sich die meisten Gespräche zunächst um Hardware, Server, Apple-Rechner oder die eigentliche Installationswoche. Das ist nachvollziehbar – schließlich sieht man genau diese Dinge: Neue Arbeitsplätze werden aufgebaut, Drucker angeschlossen, die Software installiert, Mitarbeiter geschult. Von außen entsteht der Eindruck, dass genau in dieser Woche die eigentliche Arbeit stattfindet.

Aus unserer Erfahrung ist jedoch genau das einer der größten Irrtümer.

Denn die Installationswoche entscheidet selten über den Erfolg eines Projektes. Sie ist lediglich der Zeitpunkt, an dem viele Wochen Vorbereitung sichtbar werden. Oder eben nicht.

In den vergangenen Jahren haben wir zahlreiche Praxen übernommen, deren ursprüngliche Tomedo-Einführung von einem anderen Dienstleister durchgeführt wurde. Fast immer hören wir dabei ähnliche Aussagen: „Die Technik hat funktioniert." „Tomedo war installiert." „Aber irgendwie war danach alles unglaublich anstrengend."

Die Kalender passten nicht zum Praxisablauf. Arztbriefe mussten ständig nachbearbeitet werden. Mitarbeiter arbeiteten unterschiedlich. Automatisierungen fehlten, Terminarten waren unlogisch aufgebaut, Abrechnungsschritte kompliziert. Und neue Kollegen mussten sich alles gegenseitig erklären.

Die eigentliche Installation war also erfolgreich. Die eigentliche Einführung jedoch nicht. Und genau hier liegt der Unterschied.

Natürlich benötigt jede Praxis eine stabile Infrastruktur: Server und Netzwerk, Firewall und Backup, Apple-Hardware, TI und KIM. All diese Dinge müssen funktionieren – sie bilden das Fundament. Aber sie bestimmen nicht, wie effizient später gearbeitet wird.

Der größte Hebel liegt fast immer in den Prozessen. Und genau dort stellen sich die entscheidenden Fragen:

• Wie werden Termine vergeben?
• Wie bewegen sich Patienten durch die Praxis?
• Welche Informationen werden wann erfasst?
• Wie entstehen Arztbriefe?
• Welche Arbeitsschritte lassen sich automatisieren?
• Wie kommunizieren Anmeldung, Behandlungszimmer und Arzt miteinander?
• Wie werden Aufgaben verteilt?
• Welche Informationen müssen tatsächlich eingegeben werden – und welche können automatisch entstehen?

Diese Fragen haben nichts mit Hardware zu tun. Sie entscheiden jedoch an jedem einzelnen Arbeitstag darüber, wie effizient eine Praxis arbeitet.

Vor einigen Jahren haben wir uns selbst eine einfache Frage gestellt: Warum sind Ärzte und Mitarbeiter in manchen Projekten schon nach wenigen Tagen begeistert – während in anderen trotz funktionierender Technik Unzufriedenheit entsteht?

Die Antwort war überraschend einfach: Die meisten Entscheidungen wurden viel zu spät getroffen. Während der Installationswoche – genau dann, wenn eigentlich gar keine Zeit mehr dafür vorhanden ist.

Also haben wir unser gesamtes Vorgehen verändert.

Heute beginnen unsere Projekte nicht mit der Installation, sondern mit Vorbereitung. Über mehrere Wochen sprechen wir gemeinsam mit der Praxis ausschließlich über einzelne Themenbereiche – nicht alles gleichzeitig, sondern Schritt für Schritt.

Eine Woche beschäftigen wir uns beispielsweise ausschließlich mit dem Kalender:

• Wie soll er aufgebaut sein?
• Welche Terminarten gibt es?
• Welche Ressourcen werden benötigt?
• Welche Ärzte arbeiten wann?
• Welche Räume werden genutzt?
• Welche Besonderheiten gibt es?

Erst wenn dieses Thema vollständig abgeschlossen ist, folgt das nächste:

• Arztbriefe
• Abrechnung
• Automatisierungen
• Aufgaben
• Arbeitsabläufe

Und genau dadurch entsteht etwas, das während einer klassischen Installationswoche kaum möglich wäre: Zeit zum Nachdenken.

Ein Arzt entscheidet selten innerhalb von fünf Minuten, wie seine Praxis in den nächsten zehn Jahren organisiert sein soll. Eine leitende MFA ebenfalls nicht. Viele gute Ideen entstehen erst nach einem Gespräch: wenn man am nächsten Morgen darüber nachdenkt, wenn das Team miteinander spricht, wenn man merkt: „Eigentlich wollten wir unsere Terminvergabe schon lange verändern." Oder: „Jetzt wäre die Gelegenheit, unsere Abläufe endlich neu zu strukturieren."

Genau diesen Raum möchten wir schaffen. Nicht weil Vorbereitung schön klingt, sondern weil wir wissen, dass genau dort die besten Projekte entstehen.

Wenn unsere Techniker am Montag in die Praxis kommen, sind viele Entscheidungen bereits getroffen:

• Die Kalenderstruktur steht
• Die wichtigsten Prozesse sind definiert
• Die Rollen der Mitarbeiter sind geklärt
• Automatisierungen wurden geplant

Die Techniker können sich deshalb auf das konzentrieren, wofür sie eigentlich vor Ort sind: die technische Umsetzung. Dadurch entsteht deutlich weniger Hektik, weniger Improvisation – und vor allem deutlich mehr Zeit für Qualität.

Unser Ziel ist nicht, dass Tomedo am Freitag installiert ist. Unser Ziel ist, dass die Praxis ein halbes Jahr später sagt:

Genau deshalb investieren wir so viel Zeit in Vorbereitung. Denn aus unserer Erfahrung entscheidet sich der Erfolg einer Tomedo-Implementierung nicht in der Installationswoche – er entscheidet sich in den Wochen davor.

Und genau dort beginnt unsere eigentliche Arbeit.