Von medatixx zu tomedo^®: was erhalten bleibt und wo Abläufe kürzer werden

medatixx läuft in sehr unterschiedlichen Konstellationen — lokal installiert, im Rechenzentrum, in gemischten Umgebungen, oft über mehrere Jahre erweitert. Entsprechend unterschiedlich sind die Anlässe für einen Wechsel. Drei Muster begegnen uns immer wieder.

Die Praxis ist gewachsen, die Struktur nicht mitgewachsen. Aus zwei Behandlern sind sechs geworden, aus einem Standort zwei, aus der Hausarztpraxis eine Berufsausübungsgemeinschaft mit mehreren Fachrichtungen. Was als klare Ordnung begann, ist zu einer Sammlung von Sonderregeln geworden, die nur noch drei Personen im Team vollständig kennen.

Die IT-Landschaft frisst zu viel Aufmerksamkeit. Server, Windows-Arbeitsplätze, Fernwartung, Gerätetreiber, Updates zu ungünstigen Zeitpunkten. Nichts davon ist dramatisch — in Summe ist es aber ein Nebenjob, den in einer Praxis niemand ausgeschrieben hat.

Die Entscheidung für Apple ist schon gefallen. Häufig lange vor dem Software-Thema. Wer privat und im Behandlungsalltag ohnehin mit iPad und iPhone arbeitet, will die Praxis nicht in zwei getrennten Welten betreiben. Was dann fehlt, ist nicht die Überzeugung, sondern jemand, der den Übergang verantwortet.

Der Datenumzug zwischen Praxisverwaltungssystemen läuft über die xDT-Standards der Kassenärztlichen Bundesvereinigung — für die Behandlungsdaten über den BDT. Das ist der offizielle, herstellerübergreifende Weg, und er ist ausdrücklich dafür gebaut, dass Praxen ihr System wechseln können, ohne ihre Dokumentation zu verlieren.

Bevor ein Umstellungstermin überhaupt feststeht, sehen Sie Ihre eigenen Daten im neuen System.

Wir ziehen dafür einen Export und spielen ihn in eine Testumgebung ein — die Testkonvertierung. Sie öffnen dann Akten, die Sie kennen, und sehen genau, wie der Verlauf ankommt und welche Stellen Nacharbeit brauchen. Diese Sitzung ist der Punkt, an dem aus einem Bauchgefühl eine Projektplanung wird.

Formulare, Textbausteine und Makros lassen sich technisch nicht eins zu eins übertragen — jedes System speichert sie anders. Was zunächst nach Mehrarbeit klingt, ist in der Praxis der wertvollste Teil des Projekts: Zum ersten Mal seit Jahren schaut jemand jeden einzelnen Baustein an und fragt, ob er noch gebraucht wird. Das Ergebnis ist regelmäßig eine deutlich kleinere, klarere Sammlung. Konkret verändern sich vor allem diese Punkte:

• Arztbriefe. Statt einer Kette aus Vorlage, manueller Befüllung und Nachbearbeitung entsteht ein Prozess, in dem Befunde, Diagnosen und Medikation direkt aus der Akte gezogen werden.
• Terminvergabe und Kalender. Behandlerkalender, Raumkalender, Gerätekalender und Terminarten mit hinterlegter Dauer — statt einer gewachsenen Ordnung, die nur die erfahrenen Kräfte an der Anmeldung sicher beherrschen.
• Wiedervorlagen und Aufgaben. Offene Punkte laufen als strukturierte Aufgaben durch das Team, nicht als Notizzettel, Zuruf oder E-Mail an sich selbst.
• Rollen und Rechte. Anmeldung, MFA, Abrechnung, Behandler und Praxisleitung sehen jeweils das, was sie brauchen — sauber getrennt und nachvollziehbar.
• Automatisierungen. Wiederkehrende Handgriffe, die heute Klick für Klick erledigt werden, laufen als hinterlegte Abläufe. Genau hier entstehen die Minuten, die sich über ein Quartal zu Tagen summieren.

Diese Arbeit passiert nicht nebenbei, sondern in einer eigenen Projektphase mit Ihnen gemeinsam — wir nennen sie Sprint Session. Sie ist der Grund, warum die Umstellungswoche später unspektakulär verläuft.

Der Wechsel folgt bei uns immer derselben Reihenfolge — Bestandsaufnahme, Testkonvertierung, Konzeptphase, Aufbau und Schulung, Umstellung, Begleitung im Echtbetrieb. Der finale Datenimport gehört auf einen Tag ohne Sprechstunde, sinnvollerweise zum Quartalsbeginn: Dann bleibt die Abrechnung des Vorquartals sauber im Altsystem abgeschlossen, und das neue Quartal läuft vollständig in tomedo^®.

Am ersten Sprechstundentag sind unsere Spezialisten bei Ihnen in der Praxis — an der Anmeldung, im Sprechzimmer, in der Abrechnung. Für die ersten zwei bis drei Tage empfehlen wir ein leicht gedehntes Terminraster. Nicht, weil das System langsam wäre, sondern weil ein Team beim ersten produktiven Einsatz einer neuen Oberfläche diesen Puffer verdient hat.

Warum wir so vorgehen und was in den Jahren davor schiefgegangen ist, bis diese Methodik stand, haben wir vollständig aufgeschrieben: Das system-helden Umstellungskonzept.

Ein Wechsel besteht aus Lizenzkosten (laufend), Hardware (einmalig) und Implementierung (einmalig: Konzept, Datenübernahme, Schulung, Go-live-Begleitung). Nur der erste Block ist ein Listenpreis; die beiden anderen hängen an Arbeitsplätzen, Gerätelandschaft und daran, wie viel Struktur bereits vorhanden ist. Deshalb nennen wir keine Pauschale, bevor wir Ihre Situation kennen — Sie können aber jederzeit selbst rechnen.