Warum Projektgrößen unsere Arbeitsweise verändern

Wenn wir gefragt werden, wie lange eine Tomedo-Umstellung dauert oder wie ein typisches Projekt aussieht, lautet unsere Antwort fast immer: „Das kommt auf die Praxis an.“

Nicht, weil wir keine klare Aussage treffen möchten. Sondern weil die tomedo Projektgröße jedes Projekt bereits ab einer bestimmten Schwelle grundlegend verändert.

Eine Einzelpraxis mit fünf Arbeitsplätzen stellt völlig andere Anforderungen als eine Gemeinschaftspraxis mit zwanzig Mitarbeitern. Ein MVZ arbeitet anders als eine Augenklinik. Und eine orthopädische Praxis mit mehreren Operateuren benötigt andere Prozesse als eine hausärztliche Praxis.

Genau deshalb glauben wir nicht an standardisierte Projektabläufe.

Viele verbinden die Größe eines IT-Projektes mit der Anzahl der Arbeitsplätze. Natürlich spielt diese eine Rolle. Entscheidend sind jedoch ganz andere Faktoren:

• Wie viele Ärzte arbeiten gleichzeitig?
• Gibt es mehrere Standorte?
• Wie viele Fachbereiche existieren?
• Wie viele Mitarbeiter arbeiten parallel?
• Wie viele medizinische Geräte müssen integriert werden?
• Existiert ein eigenes Terminbüro?
• Werden OPs geplant?
• Gibt es ein eigenes Backoffice? Wer übernimmt die Abrechnung?
• Wie viele Kalender müssen miteinander harmonieren?

Je größer eine Einrichtung wird, desto stärker steigen diese organisatorischen Anforderungen. Und genau hier verändert sich unsere Arbeitsweise.

Eine Praxis mit fünf oder sechs Arbeitsplätzen arbeitet häufig sehr eng zusammen. Jeder kennt jeden, viele Aufgaben werden spontan abgestimmt, und Entscheidungen lassen sich oft innerhalb weniger Minuten treffen.

Auch die Projektkommunikation ist deutlich direkter. Oft sprechen wir mit dem Praxisinhaber und einer leitenden MFA, viele Entscheidungen können unmittelbar umgesetzt werden.

Die Wege sind kurz, die Abstimmungen unkompliziert. Gerade deshalb können kleinere Projekte häufig sehr effizient durchgeführt werden.

Ab einer bestimmten Projektgröße verändert sich die Situation grundlegend. Plötzlich arbeiten mehrere Ärzte gleichzeitig. Es gibt verschiedene Teams, unterschiedliche Verantwortlichkeiten, mehrere Standorte, eigene Abteilungen, teilweise mehrere hundert Terminarten, unterschiedliche medizinische Geräte, eigene Administratoren und externe Dienstleister.

Je größer eine Praxis oder Klinik wird, desto wichtiger werden klare Strukturen. Denn nicht jede Entscheidung betrifft nur eine Person. Oft beeinflusst eine kleine Änderung den Arbeitsalltag vieler Mitarbeiter gleichzeitig.

In großen Projekten besteht unsere Aufgabe deshalb nicht nur darin, Tomedo zu konfigurieren. Wir müssen auch sicherstellen, dass alle Beteiligten dieselben Informationen besitzen.

• Wer entscheidet über den Kalender?
• Wer verantwortet die Arztbriefe?
• Wer spricht für die Anmeldung?
• Wer vertritt das Backoffice?
• Wer kümmert sich um medizinische Geräte?
• Wer entscheidet über die Abrechnung?

Je größer das Projekt wird, desto wichtiger wird diese Struktur. Genau deshalb investieren wir in großen Projekten erheblich mehr Zeit in Projektmanagement und Kommunikation.

Ab einer gewissen Praxisgröße wäre es kaum sinnvoll, jede einzelne Entscheidung mit allen Mitarbeitern gleichzeitig zu besprechen. Deshalb arbeiten wir bewusst mit sogenannten Power Usern. Das sind in der Regel der Praxisinhaber oder verantwortliche Ärzte sowie leitende MFA aus den jeweiligen Bereichen.

Diese Personen begleiten die Sprint Sessions besonders intensiv. Sie entwickeln gemeinsam mit unseren Medical Consultants die zukünftigen Abläufe und fungieren nach der Einführung als Multiplikatoren innerhalb der Praxis.

Dadurch entstehen kurze Entscheidungswege und gleichzeitig eine hohe Akzeptanz im gesamten Team.

Auch unsere Schulungskonzepte unterscheiden sich deutlich.

Unser Ziel ist nicht, möglichst viele Inhalte an einem Tag zu vermitteln. Unser Ziel ist, dass jeder Mitarbeiter genau das lernt, was er für seinen Arbeitsalltag wirklich benötigt.

Unsere Sprint Sessions bilden das Herzstück jeder Einführung. Auch hier verändert sich die Arbeitsweise. In kleineren Projekten reichen häufig wenige Teilnehmer aus. Bei großen Einrichtungen sitzen teilweise Vertreter verschiedener Fachbereiche gemeinsam in einer Session.

Manche Themen benötigen dann nicht mehr eine Stunde, sondern mehrere Termine. Denn organisatorische Entscheidungen müssen gemeinsam entwickelt werden. Gerade bei MVZ oder Kliniken entstehen dadurch Lösungen, die langfristig von allen getragen werden.

Mit zunehmender Projektgröße steigt auch die Anzahl unserer eigenen Spezialisten:

• Projektmanager
• Medical Consultants
• Infrastruktur
• Netzwerk
• Medizinische Geräte
• TI
• KIM
• Schulung
• Support

Während kleinere Projekte häufig von einem kompakten Team begleitet werden, arbeiten bei großen Einrichtungen mehrere Spezialisten parallel zusammen. Nicht weil wir das Projekt künstlich komplizierter machen möchten, sondern weil jede Disziplin ihre eigene Expertise benötigt.

In den vergangenen Jahren durften wir Projekte unterschiedlichster Größen begleiten – von kleineren Arztpraxen mit fünf Arbeitsplätzen über große Gemeinschaftspraxen und MVZ bis hin zu spezialisierten Einrichtungen mit weit über hundert Arbeitsplätzen.

Dazu gehören unter anderem orthopädische Zentren, augenärztliche Kliniken, dermatologische Einrichtungen sowie große hausärztliche Versorgungszentren. Jedes dieser Projekte war anders – und genau deshalb glauben wir nicht an Standardlösungen.

Ob eine Praxis fünf Arbeitsplätze besitzt oder ein Klinikverbund 180 Arbeitsplätze verwaltet – unser Anspruch bleibt derselbe. Wir möchten die Arbeitsweise der jeweiligen Einrichtung verstehen, Prozesse verbessern und Tomedo so konfigurieren, dass die Software den Menschen dient und nicht umgekehrt.

Was sich verändert, ist lediglich der Weg dorthin. Mit wachsender tomedo Projektgröße werden Kommunikation, Projektmanagement und Spezialisierung immer wichtiger.

Genau deshalb passen wir nicht nur die Technik an. Wir passen unsere gesamte Methodik an die Größe und Organisation unserer Kunden an.