Von ALBIS zu tomedo®: der Wechsel — und wer danach erreichbar ist
Über die Umstellung selbst reden alle. Über die Zeit danach fast niemand — dabei entscheidet genau sie darüber, wie ein Systemwechsel in zwei Jahren erinnert wird. Wer nimmt ab, wenn am Montagmorgen um kurz vor acht der Kartenleser streikt? Wer baut das Formular um, wenn sich eine Abrechnungsregel ändert? Diese Seite beantwortet beides: wie der Wechsel von ALBIS zu tomedo® abläuft — und was danach passiert. Seit 2014 ausschließlich tomedo, seit 2019 Premium-Partner, über 450 betreute Einrichtungen.
Der Wechsel ist selten das eigentliche Thema
Praxen, die aus ALBIS heraus wechseln, haben in der Regel eine funktionierende Dokumentation und ein eingespieltes Team. Der Auslöser für den Wechsel liegt fast immer daneben: Die Windows-Infrastruktur bindet zu viel Aufmerksamkeit, eine Praxiserweiterung passt nicht mehr in die gewachsene Struktur, oder die Entscheidung für Apple ist längst gefallen und wartet nur noch auf eine Lösung für die Praxissoftware.
Und dann kommt fast immer dieselbe Frage — die eigentliche: Wenn wir das machen, wer ist danach für uns da? Sie kommt so häufig, weil viele Praxen genau an dieser Stelle schon einmal enttäuscht wurden. Ein Wechsel wird verkauft, das Projekt wird umgesetzt, und danach beginnt eine Ticket-Warteschlange bei jemandem, der die Praxis nicht kennt.
Wir beantworten die Frage deshalb vor dem Projekt, nicht danach.
Sechs Schritte, feste Reihenfolge
- Bestandsaufnahme. Arbeitsplätze, Geräte, Labor, Telematikinfrastruktur, Dokumentenlage — und welche Abläufe bleiben sollen.
- Testkonvertierung. Ihre echten Daten in einer Testumgebung, gemeinsam angesehen, bevor ein Termin feststeht.
- Konzeptphase. Kalender, Rollen und Rechte, Formulare, Arztbriefprozesse, Automatisierungen — die Phase, in der der spätere Alltag entsteht.
- Aufbau und Schulung. Hardware, Netzwerk, Installation, Geräteanbindung; Schulungen rollenbasiert statt in einem Rutsch für alle.
- Umstellung. Finaler Datenimport an einem Tag ohne Sprechstunde, sinnvollerweise zum Quartalsbeginn.
- Erster Tag Echtbetrieb. Wir sind in der Praxis, an den Arbeitsplätzen, neben dem Team.
Die Behandlungsdaten laufen dabei über den BDT, den herstellerübergreifenden Standard der Kassenärztlichen Bundesvereinigung: Stammdaten, Diagnosen, Dauerdiagnosen, Medikationen, Leistungen, Karteiverlauf. Dokumente und Bilddaten laufen über eigene Wege. Ihr Altsystem bleibt lesend verfügbar — für Abrechnungshistorie, Rückfragen und die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Die vollständige Methodik dahinter steht im system-helden Umstellungskonzept.
Was am Tag nach der Umstellung beginnt
Ein Go-live ist kein Ziel, sondern ein Übergang. Was danach kommt, gliedert sich bei uns in drei Phasen — und alle drei sind Teil des Modells, nicht Verhandlungssache im Nachhinein.
Die ersten Tage
Unsere Spezialisten sind vor Ort in der Praxis. Nicht in der Leitung, sondern im Raum — an der Anmeldung, im Sprechzimmer, in der Abrechnung. Fragen werden dort beantwortet, wo sie entstehen, und nicht in einem Ticket beschrieben.
Die Optimierungsphase
Nach einigen Wochen im Echtbetrieb zeigt sich, welche Abläufe sich anders anfühlen als im Konzept gedacht. Genau dafür ist diese Phase da: nachjustieren, Automatisierungen schärfen, Formulare anpassen — mit echten Erfahrungswerten statt Annahmen.
Die laufende Betreuung
Danach beginnt der Normalbetrieb: erreichbarer Support, regelmäßige Weiterentwicklung, Begleitung bei Änderungen an Abrechnungsregeln, Telematik-Vorgaben oder Praxisstruktur. Bundesweit, aus Bonn und Berlin, mit 60 Experten im Einsatz.
Wie diese Betreuung konkret organisiert ist, steht unter Support und langfristige Betreuung. Was in der Optimierungsphase typischerweise passiert, beschreiben wir unter Optimierung nach dem Go-live.
Ein Systemwechsel endet nicht mit dem Go-live. Er endet erst, wenn niemand im Team mehr über das System spricht — weil es einfach funktioniert.
system-helden · tomedo®-Premium-Partner seit 2019Ohne Praxisschließung — wenn drei Dinge stimmen
Der Zeitpunkt: Der finale Import liegt auf einem Tag ohne Sprechstunde — Wochenende, Brückentag, geschlossene Praxis. Zum Quartalsbeginn bleibt die Abrechnung des Vorquartals sauber im Altsystem abgeschlossen.
Die Vorbereitung: Am Umstellungstag wird nicht mehr konfiguriert. Kalender, Rollen, Formulare und Geräteanbindungen stehen zu diesem Zeitpunkt seit Wochen; am Tag selbst laufen nur Import und Endkontrolle.
Die Begleitung: Am ersten Sprechstundentag sind wir bei Ihnen. Für die ersten zwei bis drei Tage empfehlen wir ein leicht gedehntes Terminraster als Puffer — ab der zweiten Woche ist er erfahrungsgemäß nicht mehr nötig.
Was passiert, wenn diese Punkte übergangen werden, haben wir aus zehn Jahren Projektpraxis zusammengetragen: Woran tomedo®-Implementierungen scheitern.
Häufige Fragen zum Wechsel von ALBIS zu tomedo®
Wer ist nach der Umstellung unser Ansprechpartner?
Dieselben Menschen, die das Projekt begleitet haben — das ist der Kern unseres Modells. Nach dem Go-live folgt eine Optimierungsphase mit dem Projektteam, danach die reguläre Betreuung durch unseren Support. Wir sind ausschließlich auf tomedo® spezialisiert; es gibt bei uns keine zweite Produktwelt, in der Ihr Anliegen einsortiert werden müsste.
Gehen beim Wechsel von ALBIS Daten verloren?
Nein. Der Kern der Akte — Stammdaten, Diagnosen, Dauerdiagnosen, Medikationen, Leistungen und Karteiverlauf — wird über den BDT-Standard übernommen. Dokumente und Bilddaten laufen über eigene Wege und werden im Projekt separat geplant. Vor der Umstellung sehen Sie in der Testkonvertierung an Ihren eigenen Akten, wie die Daten ankommen.
Müssen wir für die Umstellung die Praxis schließen?
Nein. Der finale Import liegt auf einem Tag ohne Sprechstunde, typischerweise einem Wochenende. Die gesamte Vorbereitung läuft parallel zum normalen Betrieb, im Altsystem ändert sich bis zum Stichtag nichts. Am ersten Sprechstundentag danach sind unsere Spezialisten vor Ort bei Ihnen in der Praxis.
Was passiert, wenn im laufenden Betrieb etwas nicht funktioniert?
Dann greifen Sie zum Telefon oder schreiben uns. In den ersten Tagen nach dem Go-live sind wir ohnehin vor Ort. Danach läuft die Betreuung über unseren Support, der die Besonderheiten Ihrer Praxis kennt, weil er aus demselben Haus kommt wie das Projektteam. Bei Bedarf sind unsere Spezialisten wieder vor Ort — bundesweit.
Und was ist mit ePA, eRezept und der Telematikinfrastruktur?
Die übernehmen wir mit. Konnektor, Kartenterminals, KIM, elektronische Patientenakte und eRezept gehören zum Projektumfang und zur laufenden Betreuung — inklusive der Anpassungen, die bei neuen gesetzlichen Vorgaben nötig werden. Sie sollen sich nicht selbst um Fristen kümmern müssen.
Wie lange dauert der Wechsel insgesamt?
Der Umstellungstermin selbst ist der kürzeste Teil. Davor liegen mehrere Wochen Vorlauf für Bestandsaufnahme, Testkonvertierung, Konzeptphase und Schulungen — abhängig von Praxisgröße und Gerätelandschaft. Wir legen den Termin auf einen Quartalsbeginn und planen von dort rückwärts.
Fragen Sie uns nach der Zeit danach
Im Erstgespräch klären wir Ausgangslage, Datenbestand und Zeitfenster — und wir erklären Ihnen, wie unsere Betreuung nach dem Go-live konkret aussieht. Das ist der Teil, den Sie vor der Entscheidung wissen sollten. Kostenfrei und unverbindlich.
tomedo®-Premium-Partner (höchste Kompetenzstufe) · über 450 Einrichtungen · bundesweit