Von Medistar zu tomedo®: Wechsel für gewachsene Praxen und Verbünde
Wer mit Medistar arbeitet, arbeitet meist lange damit — und selten allein. Große Berufsausübungsgemeinschaften, Praxisverbünde mit mehreren Standorten, MVZ mit zweistelliger Behandlerzahl: In dieser Größenordnung ist ein Systemwechsel kein Softwarethema mehr, sondern ein Organisationsprojekt. Es geht um Datenvolumen, um Rollen und Rechte, um Standorte, die gleichzeitig weiterlaufen müssen — und um die Frage, wer so etwas schon einmal gemacht hat. Unsere Projekte reichen von 5 bis über 180 Arbeitsplätze.
Warum große Einheiten anders wechseln als Einzelpraxen
In einer Einzelpraxis ist ein Systemwechsel eine Entscheidung. In einem Verbund ist er eine Kette von Abhängigkeiten. Drei Punkte machen den Unterschied.
Erstens der Datenbestand. Nach zwanzig Jahren Dokumentation liegt ein Volumen vor, das sich nicht an einem Nachmittag konvertieren lässt. Umfang, Laufzeit und Prüfung der Übernahme müssen realistisch geplant werden — und zwar mit gemessenen Werten aus einem Probelauf, nicht mit Schätzungen.
Zweitens die Gleichzeitigkeit. Mehrere Standorte, mehrere Fachrichtungen, unterschiedliche Sprechzeiten, unterschiedliche Abrechnungslogiken. Ein einheitlicher Stichtag für alle ist möglich, aber nicht immer die klügste Variante — ein Rollout in Etappen kann das Risiko deutlich senken.
Drittens die Organisation. Je größer die Einheit, desto weniger genügt es, „das System" umzustellen. Es müssen Rollen definiert, Zuständigkeiten benannt und Entscheidungswege geklärt werden. Ohne einen benannten Ansprechpartner auf Praxisseite verlaufen Projekte dieser Größe im Sand — unabhängig davon, wie gut die Software ist.
Was ein Verbund an Anforderungen mitbringt, haben wir gesondert beschrieben: tomedo® im MVZ und in der Klinik ab 50 Arbeitsplätzen.
Mehrere Standorte, ein System
Eine Kartei, klar getrennte Sichten
Behandler sehen standortübergreifend, was medizinisch notwendig ist. Anmeldung, Abrechnung und Verwaltung sehen ihren Bereich. Rollen- und Berechtigungskonzepte sind in Verbünden keine Formalität, sondern Voraussetzung für sauberen Betrieb.
Kalender, die zusammenpassen
Behandler-, Raum- und Gerätekalender je Standort, mit standortübergreifender Terminvergabe dort, wo sie gewollt ist. Das ist der Punkt, an dem sich ein Verbund im Alltag entweder wie eine Einheit anfühlt — oder wie drei Praxen mit gemeinsamem Briefkopf.
Abrechnung ohne Sonderwege
Mehrere Betriebsstätten, unterschiedliche Fachgruppen, KV-übergreifende Konstellationen: Diese Logik wird vor dem Umstieg abgebildet und getestet — nicht im ersten Abrechnungsquartal entdeckt.
Große Datenbestände übernehmen — messbar statt geschätzt
Die Übernahme läuft über den BDT, den herstellerübergreifenden Standard der Kassenärztlichen Bundesvereinigung: Stammdaten, Diagnosen, Dauerdiagnosen, Medikationen, Leistungen und Karteiverlauf. Dokumente, Arztbriefe und Bilddaten laufen über eigene Wege — Dokumentenarchiv, DICOM und PACS. Bei gewachsenen Beständen kommt es dabei weniger auf das Format an als auf drei praktische Fragen:
- Wie lange dauert der Import wirklich? Wir messen das im Probelauf mit Ihrem echten Volumen. Aus dem Messwert ergibt sich das Zeitfenster für die Umstellung — nicht umgekehrt.
- Wie einheitlich wurde dokumentiert? In gewachsenen Verbünden dokumentieren Standorte oft unterschiedlich. Das fällt bei der Testkonvertierung auf und wird vorher bereinigt, statt sich in die neue Struktur zu vererben.
- Was gehört wirklich mit? Nicht jeder Altbestand muss vollständig in den produktiven Betrieb. Manches gehört ins Archiv — lesend verfügbar, aber nicht im täglichen Weg. Diese Trennung entlastet den neuen Betrieb spürbar.
- Alles oder in Etappen? Bei mehreren Standorten kann ein gestaffelter Rollout sinnvoll sein: Ein Standort geht zuerst produktiv, die Erfahrungen fließen in die folgenden. Das verlängert das Projekt und senkt das Risiko deutlich.
Ihr bisheriges System bleibt in jedem Fall lesend verfügbar — für Abrechnungshistorie, Rückfragen und die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
In dieser Größenordnung entscheidet nicht die Software über den Projekterfolg, sondern die Frage, ob jemand die Reihenfolge verantwortet.
system-helden · Projekte von 5 bis über 180 ArbeitsplätzeWo das System läuft — und wie verfügbar es sein muss
Für Einzelpraxen ist die Betriebsfrage nachrangig. Für Verbünde ist sie zentral: Ein Ausfall trifft nicht eine Sprechstunde, sondern alle gleichzeitig. Deshalb steht am Anfang die Anforderung, nicht das Produkt — wie viele Stunden Stillstand sind verkraftbar, wie schnell muss ein Standort wieder arbeitsfähig sein, welche Standortanbindung besteht.
Aus diesen Antworten ergibt sich das Betriebsmodell: lokal, aus einem Rechenzentrum oder in einer Mischform. Wir betreiben beides und verkaufen deshalb nicht das eine als Ideologie. Was für Ihren Verbund passt, steht nach der Bestandsaufnahme fest. Die Unterschiede beschreiben wir unter tomedo® aus dem eigenen Rechenzentrum.
Was ein tatsächlicher Ausfall in Ihrer Größenordnung kostet, können Sie mit dem Praxis-Ausfallrechner in eigenen Zahlen durchspielen. Erfahrungsgemäß beendet dieses Ergebnis die Diskussion über Redundanz schneller als jede Präsentation.
Häufige Fragen zum Wechsel von Medistar zu tomedo®
Wir haben mehrere Standorte. Müssen alle gleichzeitig umsteigen?
Nein. Beides ist möglich: ein gemeinsamer Stichtag oder ein gestaffelter Rollout, bei dem ein Standort zuerst produktiv geht und die Erfahrungen in die folgenden einfließen. Der gestaffelte Weg verlängert das Projekt, senkt aber das Risiko deutlich. Was für Ihren Verbund sinnvoll ist, entscheiden wir gemeinsam in der Bestandsaufnahme.
Unser Datenbestand ist sehr groß. Ist das ein Problem?
Es ist ein Planungsthema, kein Hindernis. Wir messen die tatsächliche Importdauer im Probelauf mit Ihrem echten Volumen und leiten daraus das Zeitfenster für die Umstellung ab. Zusätzlich klären wir, welche Altbestände produktiv gebraucht werden und welche als lesbares Archiv genügen — das entlastet den neuen Betrieb spürbar.
Wie werden unterschiedliche Fachrichtungen im Verbund abgebildet?
Über fachspezifische Strukturen innerhalb eines Systems: eigene Karteireiter, Formulare, Terminarten und Abrechnungslogiken je Fachgruppe, bei gemeinsamer Patientenbasis. Genau das ist der Vorteil gegenüber getrennten Insellösungen — und einer der häufigsten Gründe, warum Verbünde überhaupt wechseln.
Wer koordiniert ein Projekt dieser Größe?
Auf unserer Seite ein fester Projektmanager, der über die gesamte Laufzeit Ansprechpartner bleibt. Auf Ihrer Seite brauchen wir eine benannte Person mit Entscheidungsbefugnis. Ohne diese Rolle geraten Projekte dieser Größenordnung ins Stocken — das ist unsere Erfahrung aus über zehn Jahren tomedo®-Projekten.
Wie lange dauert ein Wechsel im Verbund insgesamt?
Deutlich länger als in einer Einzelpraxis — und das ist gewollt. Bestandsaufnahme, Testkonvertierung, Konzeptphase mit allen Beteiligten, Schulungen je Rolle und Standort sowie die Umstellung selbst brauchen Vorlauf. Den Umstellungstermin legen wir auf einen Quartalsbeginn und planen von dort rückwärts.
Betreuen Sie uns bundesweit, auch an entlegenen Standorten?
Ja. Unsere Standorte sind Bonn und Berlin, gearbeitet wird bundesweit. Für Installation, Schulungen und Go-live sind unsere Spezialisten vor Ort bei Ihnen — Projektmanagement, Konzeptphase und Medical Consulting laufen effizient digital. Über 450 betreute Einrichtungen verteilen sich über die gesamte Bundesrepublik.
Verbund, MVZ oder mehrere Standorte?
Dann lohnt sich das Gespräch früh — lange vor einem Termin. Wir schauen uns Datenvolumen, Standortstruktur, Fachgruppen und Verfügbarkeitsanforderungen an und sagen Ihnen, wie ein realistischer Zeitplan aussieht. Kostenfrei und unverbindlich.
tomedo®-Premium-Partner (höchste Kompetenzstufe) · über 450 Einrichtungen · bundesweit