Warum Kliniken und große MVZ andere Anforderungen haben als Einzelpraxen

Nicht jede Tomedo-Implementierung ist gleich. Eine Einzelpraxis mit einem Arzt und wenigen Mitarbeitenden stellt völlig andere Anforderungen als ein tomedo MVZ mit mehreren Standorten oder eine Klinik mit über hundert Arbeitsplätzen.

Von außen betrachtet sehen beide Projekte ähnlich aus: Es werden Apple-Arbeitsplätze eingerichtet, Server installiert, Netzwerke aufgebaut, Tomedo konfiguriert.

Der eigentliche Unterschied liegt jedoch nicht in der Technik. Er liegt in der Organisation.

Viele glauben, dass ein großes Projekt lediglich bedeutet, mehr Arbeitsplätze aufzubauen. Unsere Erfahrung zeigt etwas anderes: Mit jedem weiteren Arzt entstehen neue Anforderungen.

• Weitere Kalender
• Zusätzliche Ressourcen
• Neue Räume
• Mehr medizinische Geräte
• Weitere Fachbereiche
• Mehr Mitarbeiter
• Mehr Verantwortlichkeiten
• Mehr Schnittstellen
• Mehr Abstimmungen

Eine kleine Änderung im Kalender betrifft plötzlich nicht mehr drei Personen, sondern fünfzig. Ein neuer Prozess muss nicht mehr von einer MFA verstanden werden, sondern von mehreren Teams gleichzeitig.

Genau deshalb wächst der organisatorische Aufwand deutlich schneller als die Anzahl der Arbeitsplätze.

In einer Einzelpraxis arbeitet meist das gesamte Team sehr eng zusammen. Jeder kennt die Abläufe, Fragen werden direkt geklärt.

In einer Klinik oder einem großen MVZ sieht das völlig anders aus. Die Anmeldung arbeitet anders als die OP-Planung. Das Backoffice hat andere Anforderungen als die Diagnostik. Ärzte benötigen andere Funktionen als die Verwaltung. Die Buchhaltung arbeitet mit anderen Informationen als die Anmeldung.

Jede Abteilung entwickelt im Laufe der Jahre ihre eigenen Abläufe. Eine erfolgreiche Implementierung bedeutet deshalb nicht, allen dieselbe Lösung zu geben. Sie bedeutet, die unterschiedlichen Anforderungen sinnvoll miteinander zu verbinden.

Je größer eine Einrichtung wird, desto weniger funktionieren pauschale Lösungen. Ein Standardkalender reicht nicht aus. Eine Standardschulung ebenfalls nicht. Auch ein einziger Ansprechpartner innerhalb der Praxis genügt häufig nicht.

Deshalb arbeiten wir in größeren Projekten mit klar definierten Verantwortlichkeiten:

• Power User aus den jeweiligen Bereichen
• Leitende MFA
• Chefärzte
• Bereichsleitungen
• Projektverantwortliche

Nur so lassen sich Entscheidungen treffen, die später von allen getragen werden.

In einer kleineren Praxis lassen sich viele Fragen spontan klären. Bei einer Klinik ist das kaum möglich. Hier müssen Entscheidungen dokumentiert, Abteilungen abgestimmt, Zeitpläne eingehalten und unterschiedliche Interessen zusammengeführt werden.

Genau deshalb investieren wir in großen Projekten erheblich mehr Zeit in Projektmanagement als in die eigentliche Technik.

Unsere Projektmanager koordinieren nicht nur Termine. Sie sorgen dafür, dass sämtliche Beteiligten jederzeit denselben Informationsstand besitzen. Sie halten Entscheidungen fest, koordinieren Sprint Sessions, begleiten Workshops – und schaffen Transparenz über den gesamten Projektverlauf.

Während kleinere Praxen häufig mit einer leitenden MFA und dem Praxisinhaber arbeiten, entstehen in großen Einrichtungen ganz andere Formate. Hier arbeiten wir oft mit mehreren Fachgruppen gleichzeitig:

• Kalender-Workshop
• Abrechnungs-Workshop
• Briefschreibung
• Diagnostik
• Medizinische Geräte
• Standortübergreifende Prozesse

Jede dieser Sitzungen verfolgt ein klares Ziel: nicht möglichst viele Funktionen zu erklären, sondern gemeinsam tragfähige Entscheidungen zu entwickeln.

Auch unsere Schulungskonzepte verändern sich. Eine gemeinsame Schulung für alle Mitarbeitenden wäre in einer großen Einrichtung weder sinnvoll noch effizient. Deshalb entwickeln wir individuelle Schulungspläne:

• Für Ärzte
• Für die Anmeldung
• Für das Backoffice
• Für OP-Teams
• Für Diagnostik
• Für Administratoren
• Für Power User

Jede Rolle arbeitet später mit anderen Funktionen. Deshalb sollte jede Rolle auch genau die Inhalte lernen, die sie im Alltag wirklich benötigt.

Das überrascht viele Interessenten. Natürlich benötigen große Projekte leistungsfähigere Infrastrukturen: mehr Server, mehr Netzwerktechnik, mehr Sicherheitskonzepte, mehr Apple-Arbeitsplätze.

Technisch sind diese Systeme heute sehr gut planbar. Die eigentliche Herausforderung liegt fast immer in den Prozessen:

• Wie arbeiten mehrere Standorte miteinander?
• Wie werden Ressourcen gemeinsam genutzt?
• Wie werden Patienten über verschiedene Bereiche geführt?
• Wie entstehen einheitliche Arztbriefe?
• Wie lassen sich wiederkehrende Abläufe automatisieren?

Diese Fragen entscheiden später darüber, ob eine Klinik effizient arbeitet. Nicht die Anzahl der Server.

In den vergangenen Jahren durften wir unter anderem Einrichtungen wie das Orthopädische Centrum München (OCM), das Orthopädisch-Chirurgische Zentrum Erlangen, die Augentagesklinik am Chiemsee, das Hausarztzentrum Unter Teck, die OPND Düsseldorf, OrthoMed Berlin sowie weitere große medizinische Einrichtungen begleiten.

Jedes dieser Projekte – vom tomedo MVZ bis zur großen Klinik – stellte andere Anforderungen. Jedes Projekt hat unser Team weiterentwickelt. Und genau diese Erfahrungen fließen heute auch in kleinere Projekte ein.

Viele Ideen, die ursprünglich für große Einrichtungen entwickelt wurden, vereinfachen heute auch den Alltag kleiner Praxen. Genauso profitieren große Einrichtungen von der Agilität und den praxisnahen Lösungen, die wir in kleineren Projekten entwickeln.

Ob Einzelpraxis, Gemeinschaftspraxis, MVZ oder Klinik – unser Ziel ist immer dasselbe. Wir möchten die Arbeitsweise Ihrer Einrichtung verstehen. Nicht nur die technische Infrastruktur, sondern die Menschen, die Prozesse, die Kommunikation, die Organisation.

Deshalb unterscheiden wir unsere Projekte nicht nach klein oder groß. Wir unterscheiden sie nach ihren Anforderungen.

Und genau daran passen wir unsere Methodik an.