Warum Projektmanagement über den Erfolg einer Tomedo-Umstellung entscheidet

Wenn Praxen über eine neue Praxisverwaltungssoftware sprechen, dreht sich fast jedes Gespräch um die eigentliche Installationswoche:

• Wann kommen die Techniker?
• Wie lange muss die Praxis schließen?
• Wann findet die Schulung statt?
• Wann können wir wieder Patienten behandeln?

Diese Fragen sind selbstverständlich wichtig. Sie beschäftigen jeden Praxisinhaber. Aus unserer Sicht wird dabei jedoch häufig übersehen, dass die eigentliche Qualität einer Umstellung nicht in diesen wenigen Tagen entsteht. Sie entsteht bereits Wochen vorher – nicht durch Technik, sondern durch Projektmanagement.

Genau deshalb erhält jede Praxis bei System-helden einen festen Projektmanager, der das Projekt vom ersten Gespräch bis weit über den Go-live hinaus begleitet.

Denn unsere Erfahrung zeigt: Je besser ein Projekt vorbereitet ist, desto ruhiger, strukturierter und erfolgreicher verläuft die eigentliche Einführung.

In klassischen IT-Projekten übernimmt häufig der Berater oder Verkäufer nebenbei auch die Projektkoordination. Das funktioniert bei kleineren IT-Projekten häufig problemlos.

Eine Tomedo-Implementierung ist jedoch kein gewöhnliches IT-Projekt. Hier treffen unterschiedlichste Bereiche aufeinander, die alle zum richtigen Zeitpunkt ineinandergreifen müssen:

• Praxis
• Mitarbeiter
• Ärzte
• Internetanbindung
• Apple-Hardware
• Server
• Firewall
• TI
• KIM
• Medizinische Geräte
• Labore
• Drucker
• Telefonie
• Kalender
• Arztbriefe
• Abrechnung
• Schulung
• Go-live
• Support

Fehlt nur ein kleines Detail, entstehen häufig Verzögerungen, die sich auf das gesamte Projekt auswirken.

In den vergangenen Jahren haben wir viele Projekte übernommen, bei denen die eigentliche Technik überhaupt nicht das Problem war. Die Schwierigkeiten begannen häufig bei scheinbaren Kleinigkeiten.

Ein Zugang zur Internetleitung fehlte. Die Telekom-Zugangsdaten waren nicht mehr auffindbar. Ein TI-Zertifikat war abgelaufen. KIM war nicht registriert. Ein medizinisches Gerät wurde erst während der Installation erwähnt. Der Drucker stand an einer anderen Stelle als geplant. Die Praxis hatte kurzfristig ihre Raumaufteilung geändert.

Für sich betrachtet sind das kleine Themen. Im Projekt führen sie jedoch dazu, dass Techniker plötzlich mehrere Stunden mit organisatorischen Aufgaben beschäftigt sind – Zeit, die eigentlich für Schulungen, Optimierungen oder individuelle Anpassungen vorgesehen war.

Unsere Projektmanager sollen nicht einfach Termine koordinieren. Sie sorgen dafür, dass unsere Spezialisten ihre eigentliche Arbeit erledigen können.

Während der Projektmanager die organisatorischen Fäden zusammenhält, können sich unsere Techniker auf Infrastruktur konzentrieren. Unsere Medical Consultants auf Tomedo. Unsere Trainer auf die Schulungen. Und unsere Support-Teams auf den späteren Betrieb.

Dadurch arbeitet jeder in seinem Spezialgebiet – und genau daraus entsteht Qualität.

Über viele Jahre haben wir nach jeder Umstellung dieselbe Frage gestellt: Was können wir beim nächsten Projekt besser machen? Jedes Mal, wenn irgendwo ein Problem entstanden ist, haben wir geprüft, ob sich dieses zukünftig vermeiden lässt.

So entstand Schritt für Schritt unser heutiger Projektstandard. Aus wenigen Checkpunkten wurden Dutzende. Aus Dutzenden wurden weit über hundert einzelne Aufgaben. Nicht weil Projekte komplizierter geworden sind, sondern weil wir immer mehr gelernt haben.

Heute wissen wir bereits Wochen vor der Installation, welche Informationen wir benötigen. Welche Entscheidungen getroffen werden müssen. Welche Unterlagen fehlen könnten. Welche Risiken entstehen können.

Unsere Projekte verlaufen heute deutlich strukturierter als noch vor einigen Jahren – nicht weil wir bessere Techniker haben, sondern weil wir besser vorbereitet sind.

Eine Praxisumstellung ist nicht nur ein technisches Projekt. Sie ist immer auch ein emotionaler Prozess. Mitarbeiter verlassen ihre gewohnte Software. Ärzte verändern ihre Arbeitsweise. Neue Prozesse entstehen.

Gerade in dieser Phase benötigen Praxen Sicherheit. Deshalb legen wir großen Wert darauf, dass unsere Kunden nicht ständig neue Ansprechpartner kennenlernen.

Jedes Projekt wird von einem festen Projektmanager begleitet. Er kennt die Praxis. Er kennt die Besonderheiten. Er kennt die offenen Punkte. Dadurch entstehen kurze Kommunikationswege und eine vertrauensvolle Zusammenarbeit.

Viele verstehen Projektmanagement als Vorbereitung. Für uns gehört jedoch auch die Zeit nach dem Go-live dazu.

Nach den ersten Arbeitstagen entstehen fast immer neue Fragen. Mitarbeiter sammeln Erfahrungen. Neue Ideen entstehen. Manche Prozesse funktionieren sofort hervorragend. Andere möchte man noch einmal anpassen.

Auch diese Phase begleiten wir bewusst strukturiert. Denn genau hier entscheidet sich häufig, ob aus einer guten Einführung eine hervorragende Einführung wird.

Projektmanagement verursacht Aufwand. Es benötigt Zeit. Es bedeutet Planung. Es bedeutet Vorbereitung. Es bedeutet Abstimmungen. Genau deshalb wird dieser Bereich bei vielen Projekten häufig reduziert.

Denn jede Stunde, die wir vor der Installation investieren, spart später häufig viele Stunden Nacharbeit. Für uns ist Tomedo Projektmanagement deshalb kein organisatorischer Nebenschauplatz. Es ist einer der wichtigsten Bausteine einer erfolgreichen Tomedo-Implementierung.