Orthopädische Praxis, 12 Arbeitsplätze, 4 Ärzte – mit welchen Gesamtkosten muss ich bei der Umstellung auf Tomedo rechnen?

Diese Zahl ist kein Festpreis. Sie ist ein Erfahrungswert aus vielen hundert Projekten. Gerade bei größeren Praxen ab etwa zehn Arbeitsplätzen passt dieser Wert erstaunlich gut.

Kleinere Praxen liegen aufgrund fixer Infrastrukturkosten teilweise etwas darüber. Größere Einrichtungen profitieren häufig von Skaleneffekten. Deshalb betrachten wir jedes Projekt individuell.

Viele Interessenten vergleichen zunächst lediglich den Preis der Software. Die eigentlichen Tomedo Kosten entstehen jedoch an ganz anderer Stelle. Zu einer vollständigen Tomedo-Umstellung gehören unter anderem:

• Apple-Arbeitsplätze
• Server
• Netzwerkinfrastruktur
• Firewall
• Switches
• WLAN
• Datensicherung
• KBV-konformes Sicherheitskonzept
• TI und KIM
• Laboranbindungen
• Anbindung medizinischer Geräte
• Druckerkonzepte
• Projektmanagement
• Sprint Sessions
• Medical Consulting
• Konfiguration von Tomedo
• Schulungen
• Go-live-Begleitung
• Optimierungen nach der Umstellung
• Support

Erst die Summe dieser Leistungen ergibt den tatsächlichen Projektumfang.

Nach vielen hundert Tomedo-Projekten haben wir festgestellt, dass sich die Tomedo Kosten ab ungefähr zehn Arbeitsplätzen erstaunlich gut kalkulieren lassen. Natürlich unterscheiden sich die einzelnen Fachrichtungen. Eine Augenarztpraxis benötigt andere medizinische Geräte als eine Orthopädie, eine dermatologische Praxis arbeitet anders als eine Hausarztpraxis.

Dennoch landen vollständige Projekte erstaunlich häufig in einem ähnlichen Kostenbereich. Ein Beispiel: Eine Praxis mit zwölf Arbeitsplätzen bewegt sich häufig im Bereich von rund 72.000 € netto für das Gesamtprojekt.

Darin enthalten sind jedoch nicht nur Computer. Sondern sämtliche Leistungen, die notwendig sind, damit die Praxis am ersten Arbeitstag mit Tomedo produktiv arbeiten kann.

Gerade kleinere Praxen wundern sich häufig darüber, dass sie pro Arbeitsplatz rechnerisch etwas höhere Kosten haben. Der Grund ist einfach: Bestimmte Komponenten werden unabhängig von der Praxisgröße benötigt.

Ein Server kostet nahezu gleich viel. Eine professionelle Firewall ebenfalls. Auch Switches, Projektmanagement, Schulungen, Go-live und Sprint Sessions entstehen unabhängig davon, ob anschließend fünf oder fünfzehn Arbeitsplätze betrieben werden. Dadurch verteilen sich diese Fixkosten auf weniger Arbeitsplätze.

Viele Interessenten erhalten Angebote, die auf den ersten Blick deutlich günstiger erscheinen. Das bedeutet jedoch nicht automatisch, dass dieselbe Leistung enthalten ist. Aus unserer Erfahrung unterscheiden sich Projekte häufig erheblich. Typische Unterschiede sind:

• deutlich weniger Projektmanagement
• keine Sprint Sessions
• keine Medical Consultants
• keine Optimierungsphase
• kürzere Schulungen
• geringerer Go-live-Support
• vereinfachte Netzwerktechnik
• günstigere Sicherheitskonzepte
• weniger Zeit für die Tomedo-Konfiguration

Dadurch sinkt zunächst der Angebotspreis. Häufig steigt jedoch der Aufwand nach der eigentlichen Umstellung erheblich.

Viele Praxen konzentrieren sich verständlicherweise auf den Angebotspreis. Aus unserer Sicht sollte jedoch eine andere Frage im Mittelpunkt stehen: Wie schnell arbeitet meine Praxis nach der Umstellung wieder vollständig produktiv? Denn jeder zusätzliche Tag mit eingeschränkter Produktivität verursacht ebenfalls Kosten.

Wenn Termine länger dauern. Wenn Mitarbeiter Prozesse erst nachträglich entwickeln müssen. Wenn Kalender erneut aufgebaut werden. Wenn Arztbriefe fehlen. Wenn Automatisierungen später eingerichtet werden. Dann entstehen indirekte Kosten, die auf keinem Angebot erscheinen.

Genau deshalb investieren wir bewusst mehr Zeit in die Vorbereitung.

Unter anderem:

• Fachrichtung
• Anzahl der Arbeitsplätze
• Anzahl der Ärzte
• Anzahl der Standorte
• Medizinische Geräte
• Laboranbindungen
• Umfang der Automatisierungen
• Komplexität der Kalender
• Anzahl der Mitarbeiter
• OP-Bereiche
• Mobile Arbeitsplätze
• Homeoffice
• Anforderungen an Hochverfügbarkeit
• Backup-Konzept
• Datenschutzanforderungen

Jedes Projekt ist deshalb individuell.

Ein häufiger Irrtum besteht darin, dass sich die Tomedo Kosten hauptsächlich aus Servern und Apple-Rechnern zusammensetzen. Tatsächlich macht die Technik häufig nur einen Teil des Gesamtprojektes aus. Ein großer Anteil entfällt auf:

• Projektmanagement
• Prozessanalyse
• Sprint Sessions
• Konfiguration
• Schulungen
• Medical Consulting
• Optimierungen

Und genau diese Leistungen entscheiden später darüber, wie erfolgreich die Einführung tatsächlich verläuft.

Vergleichen Sie Angebote niemals ausschließlich über den Endpreis. Fragen Sie stattdessen:

• Wie viele Projektmanagementstunden sind enthalten?
• Gibt es strukturierte Vorbereitung?
• Gibt es Sprint Sessions?
• Sind Optimierungen bereits eingeplant?
• Wer konfiguriert Tomedo?
• Wer begleitet den Go-live?
• Wer schult die Mitarbeiter?
• Wer unterstützt uns danach?
• Ist Support für Infrastruktur und Tomedo aus einer Hand möglich?

Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, lassen sich zwei Angebote wirklich miteinander vergleichen.

Seit unserer Zusammenarbeit mit Zollsoft in den Jahren 2014/2015 begleiten wir ausschließlich Tomedo-Projekte. Heute betreuen wir über 450 Praxen mit rund 5.000 Tomedo-Arbeitsplätzen in ganz Deutschland. Allein im vergangenen Jahr haben wir rund 1.100 Arbeitsplätze neu implementiert.

Aus dieser Erfahrung können wir sagen: Eine Tomedo-Umstellung ist keine Investition in neue Computer.

Deshalb sollte nicht die günstigste Lösung im Mittelpunkt stehen. Sondern die Lösung, mit der Ihre Praxis langfristig am effizientesten arbeiten kann.