tomedo® für Psychotherapie und Psychiatrie
Kaum eine Fachrichtung braucht so wenig Technik — und so viel Verlässlichkeit. Keine Geräte, kein Labor, keine Bildgebung: In der psychotherapeutischen Praxis besteht die IT aus einem Rechner, einer Internetverbindung und der Gewissheit, dass die sensibelsten Daten des Gesundheitswesens dort sicher liegen. Was stattdessen zählt, sind Serientermine über Monate, ein formgebundenes Antragsverfahren und eine Dokumentation, die niemand sehen darf außer Ihnen. Genau darauf richten wir die Installation aus.
Wenn ein Termin kein Einzelfall ist, sondern eine Reihe
In fast jeder anderen Fachrichtung ist ein Termin ein einzelner Punkt im Kalender. In der Psychotherapie ist er der erste von vierzig — gleicher Wochentag, gleiche Uhrzeit, über Monate oder Jahre. Das klingt nach einer Kleinigkeit, verändert aber die gesamte Terminlogik einer Praxis.
Serientermine als Regelfall
Feste wiederkehrende Sitzungen werden als Serie geführt, nicht als vierzig Einzeleinträge. Verschiebt sich ein Termin, verschiebt sich einer — nicht die Reihe. Fällt eine Reihe aus, wird der Platz sichtbar frei.
Der Platz als knappes Gut
Ein frei werdender Therapieplatz ist die wertvollste Information in der Woche. Wartelisten und Wiedervorlagen gehören deshalb in das System, nicht auf einen Notizblock am Telefon.
Sprechstunde und Akutkontakt
Psychotherapeutische Sprechstunde, probatorische Sitzungen und Akutbehandlung folgen eigenen Regeln und eigenen Zeitfenstern. Als eigene Terminarten geführt, bleiben Kontingente überschaubar statt zum Quartalsende rekonstruiert zu werden.
Formulare, Fristen, Kontingente — der Verwaltungsteil, den niemand mag
Das Antrags- und Gutachterverfahren ist der Teil der psychotherapeutischen Praxis, der am wenigsten mit Therapie zu tun hat und am zuverlässigsten Zeit frisst. Formulare für Sprechstunde, Akutbehandlung, Kurz- und Langzeittherapie, Verlängerungsanträge, Berichte an den Gutachter, dazu Bewilligungsstände und Stundenkontingente je Patient — das ist Buchhaltung mit therapeutischem Inhalt.
- Formulare aus der Akte gefüllt. Was zum Patienten bereits erfasst ist, wird nicht erneut eingetragen. Der Anteil an Handarbeit sinkt auf das, was tatsächlich individuell ist.
- Kontingente sichtbar am Fall. Bewilligte, verbrauchte und verbleibende Stunden stehen dort, wo Sie ohnehin hinschauen — nicht in einer parallel geführten Tabelle.
- Fristen als Wiedervorlage. Verlängerungsanträge und Berichtsfristen laufen als Aufgabe im System, mit Vorlauf. Die häufigste Ursache für Ärger ist kein Fehler, sondern ein übersehener Termin.
- Abrechnung nach Zeitziffern. Sitzungsdauer, Leistungsart und Setting entscheiden über die Ziffer. Wenn das an der Terminart hängt, entsteht die Abrechnung aus dem Kalender heraus.
- Gruppentherapie sauber abgebildet. Mehrere Patienten, ein Termin, getrennte Dokumentation und Abrechnung je Teilnehmer — technisch der unangenehmste Fall, deshalb im Konzept explizit geklärt.
In dieser Fachrichtung misst sich gute Software nicht an dem, was sie kann — sondern daran, wie wenig sie zwischen Sie und den Patienten kommt.
system-helden · tomedo®-Premium-Partner seit 2019Die sensibelsten Daten im Gesundheitswesen
Eine psychotherapeutische Dokumentation ist keine gewöhnliche Patientenakte. Sie enthält Inhalte, deren Bekanntwerden für Patientinnen und Patienten existenzielle Folgen haben kann — und für die Praxis berufsrechtliche. Entsprechend führen wir Berechtigungen in dieser Fachrichtung strenger als in jeder anderen.
In der Einzelpraxis ist die Lage überschaubar: ein Behandler, ein Gerät, ein Zugang. Wichtig sind hier die Grundlagen — Verschlüsselung des Geräts, sichere Anmeldung, ein Backup-Konzept, das im Ernstfall funktioniert und nicht nur existiert, und eine klare Trennung zwischen Praxis- und Privatnutzung.
In der Gemeinschaftspraxis, im MVZ oder in der Institutsambulanz wird daraus ein Rollenkonzept: Wer sieht welche Akte, wer sieht nur die Termine, wer darf abrechnen, wer verwaltet. Standardmäßig gilt bei uns die engste sinnvolle Sicht — Erweiterungen werden begründet, nicht vorausgesetzt.
Wo die Daten physisch liegen, ist die zweite Hälfte der Antwort. Lokal im Gerät, in einem Rechenzentrum oder gemischt — jede Variante hat andere Konsequenzen für Verfügbarkeit, Wartung und Aufwand. Die Unterschiede beschreiben wir unter tomedo® aus dem eigenen Rechenzentrum.
Vom Einzelkämpfer bis zur Institutsambulanz
Die Bandbreite in dieser Fachrichtung ist größer als in jeder anderen, mit der wir arbeiten — und der Aufwand unterscheidet sich entsprechend.
Die psychotherapeutische Einzelpraxis ist eines der schlanksten Projekte überhaupt: ein Mac, Telematikanbindung, saubere Terminstruktur, Formularwesen, Backup. Kein Server, keine Gerätelandschaft, keine Schnittstellenmatrix. Wer neu gründet, sollte diese Struktur allerdings von Anfang an richtig aufsetzen — nachträglich zu sortieren ist ungleich mühsamer. Dazu passt unsere Seite zur Praxisgründung.
Die psychiatrische Einrichtung oder das MVZ mit psychotherapeutischem Schwerpunkt bringt dagegen alle Themen größerer Projekte mit: mehrere Behandler, Rollen und Rechte, Standorte, Verzahnung mit somatischen Fachgruppen, Verfügbarkeitsanforderungen. Was dabei zu klären ist, steht unter tomedo® im MVZ und in der Klinik.
Häufige Fragen zu tomedo® in Psychotherapie und Psychiatrie
Lohnt sich das für eine Einzelpraxis überhaupt?
Ja — und es ist eines der schlanksten Projekte, die wir machen. Kein Server, keine Gerätelandschaft, keine Schnittstellenmatrix: ein Mac, Telematikanbindung, Terminstruktur, Formularwesen, Backup. Entscheidend ist, dass diese Struktur von Anfang an sauber steht; nachträglich zu sortieren kostet deutlich mehr Zeit als es einmal richtig aufzusetzen.
Wie werden feste wöchentliche Sitzungen abgebildet?
Als Serientermine. Eine Reihe wird einmal angelegt und läuft über den vereinbarten Zeitraum; einzelne Sitzungen lassen sich verschieben oder absagen, ohne die Reihe zu berühren. Frei werdende Plätze werden dadurch sichtbar — was in einer Fachrichtung mit Wartelisten die praktisch wertvollste Information der Woche ist.
Unterstützt tomedo® das Antrags- und Gutachterverfahren?
Ja. Die Formulare für Sprechstunde, Akutbehandlung sowie Kurz- und Langzeittherapie werden aus den bereits erfassten Daten befüllt, Bewilligungsstände und verbleibende Stundenkontingente stehen am Fall, und Fristen für Verlängerungsanträge laufen als Wiedervorlage mit Vorlauf. Wie das im Detail zu Ihrem Vorgehen passt, richten wir in der Konzeptphase ein.
Wie sicher sind unsere Dokumentationen?
Wir führen Berechtigungen in dieser Fachrichtung strenger als in jeder anderen: standardmäßig die engste sinnvolle Sicht, Erweiterungen werden begründet. Dazu kommen Geräteverschlüsselung, sichere Anmeldung und ein Backup-Konzept, das getestet wird und nicht nur dokumentiert ist. Wo die Daten liegen — lokal oder im Rechenzentrum — entscheiden wir gemeinsam anhand Ihrer Anforderungen.
Können wir Videosprechstunden anbieten?
Ja, Videosprechstunden sind in dieser Fachrichtung fest etabliert und im Praxisalltag abbildbar. Wichtig ist die Einbettung: Der Termin gehört in denselben Kalender wie alle anderen, die Dokumentation in dieselbe Akte, die Abrechnung in denselben Lauf. Die technischen Voraussetzungen klären wir bei der Bestandsaufnahme.
Wir wechseln von einem anderen System. Wie aufwendig ist das?
Für eine Einzelpraxis ist es einer der überschaubarsten Wechsel überhaupt, weil Gerätelandschaft und Schnittstellen fehlen. Die Behandlungsdaten laufen über den BDT-Standard, Dokumente über eigene Wege; vor dem Termin führen wir eine Testkonvertierung mit Ihren echten Daten durch. Der Umstellungstermin liegt sinnvollerweise auf einem Quartalsbeginn.
Wenig Technik, richtig aufgesetzt
Ob Einzelpraxis, Gemeinschaftspraxis oder psychiatrische Einrichtung: Im Erstgespräch klären wir Terminstruktur, Antragswesen, Berechtigungen und die Frage, wo Ihre Daten liegen sollen. Danach wissen Sie, was ein Projekt bei Ihnen bedeutet. Kostenfrei und unverbindlich.
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